BVS Tipp 4: Abholservice - was ist zu tun?

Unser Abholservice während der Corona-Krise ist ein völlig anderes Vorgehen, als die normale Ausleihe! Hier seht ihr was zu tun ist!

Ganz entscheidend ist die Vorbereitung: das Heraussuchen und Bereitstellen der vorgemerkten Medien!
Ihr solltet dafür genug Zeit einplanen: 2 Stunden (oder mehr), und die - wenn möglich - am Tag vor dem Abholtag!

Hier schrittweise, wie ihr vorgehen solltet:

Herausfinden wer wann abholen wird:
Ihr geht dazu in BVS oben in der Menü-Leiste auf Verwaltung und klickt auf "Einlasskontrolle", ihr erhaltet dann eine Liste aller Leser, die sich einen Abhol-Termin reserviert haben. Über Extras->angezeigte Daten exportieren könnt ihr diese Liste exportieren, sie wird dann in Excel geöffnet und von dort könnt ihr die Liste ausdrucken.

abholerliste

Die Vormerkungen der Abholer:innen abarbeiten
Dazu geht ihr der Reihe nach die Liste durch, öffnet das Leserkonto der Abholer:in, klickt auf "Vormerken" und sucht alle vorgemerkten Medien heraus (wenn es viele Medien sind, könnt ihr die Liste über Extras->angezeigte Daten exportieren und mit Excel ausdrucken). Nicht vergessen: auch bei den Vormerkern im schwarzen Schrank nachsehen!
Dann tragt ihr die herausgesuchten Medien auf die Abholer:in ein! Daraufhin arbeitet BVS die eOPAC-Aufträge automatisch ab.
Dann legt ihr die Medien bereit, ein Korb pro Leser:in. Wenn ihr einen Zettel mit Lesernummer und Name und Abholzeit auf den Stapel legt, wird's später bei der Ausgabe einfacher!
Das macht ihr für alle Abholer:innen für euren anstehenden Abholtag!

Rechtzeitig vor dem ersten Abholtermin:
Ihr habt - hoffentlich - alle vorgemerkten Medien herausgesucht, eingetragen und bereitgestellt! Allerdings müsst ihr die Vormerker für alle Abholer:innen nochmal checken, es könnte sein, dass nach eurer Vorbereitung noch Vormerkungen getätigt wurden.
Hängt das Plakat (liegt in der Rückgabebox) außen an die Tür und stellt die Rückgabebox raus.
Lasst die Tür abgeschlossen, damit die Kund:innen nicht "reinstürmen" können.

5 Minuten vor jedem gebuchten Abholtermin:
Stellt den Korb mit den Medien für die gebuchte Kund:in raus!

Wenn die Kund:in vor der Tür steht, lasst ihr euch den Ausweis zeigen (kontaktlos, durch's Fenster).
Die Kund:in legt ihre zurückgebrachten Medien in die Rückgabebox und nimmt ihre neuen Medien aus dem Korb. Achtet darauf, dass der Korb nicht mitgenommen wird.

Wenn die Kund:in sich entfernt hat, holt den leeren Korb herein und holt die Medien aus der Rückgabebox. Tragt die zurückgebrachten Medien nicht aus, sondern stapelt sie - zur Quarantäne - links neben dem Durchgang zum Trograum.

Abarbeiten der Medien in Quarantäne:
Jeweils ab Dienstag können die Quarantäne-Medien ausgetragen und eingestellt werden. Beim Austragen können Vormerker dabei sein, druckt - wie üblich - den Vormerkbeleg aus und stellt das Medium zu den vorgemerkten im schwarzen Schrank. 

Fragen und Antworten:
  1. Was passiert mit Vormerkungen, zu denen es keine Terminreservierung gibt?
    - Leser:in anrufen und mit ihr einen Termin vereinbaren, oder
    - vorgemerkte Medien raussuchen und in den schwarzen Schrank zu den Vormerkungen stellen
  2. Was machen, wenn eine Leser:in den reservierten Termin platzen lässt?
    - Leser:in anrufen und Ersatztermin vereinbaren (kann auch 12:00 am Samstag sein), oder
    - Korb stehen lassen mit einem Zettel, der beschreibt was passiert ist (z.B. ob die Leser:in angerufen wurde)
  3. Wie können wir einen Termin in die Liste eintragen? z.B. wenn eine Leser:in am Telefon einen Termin haben will…
    - in Verwaltung>Einlasskontrolle den Termin eintragen und dafür die Nr. der Leser:in verwenden
    wichtig: das geht auch für freie Termine am Abholtag!
  4. Warum sollten zurückkommende Medien nicht ausgetragen werden?
    - wegen Quarantäne
    - zurückkommende Medien könnten bereits vorgemerkt sein, wenn diese gleich ausgetragen würden, erhielte die Leser:in eine Nachricht, dass das Medium abgeholt werden kann
  5. Was machen wir mit Mahnungen, die beim Tageslauf des Abholtages ausgegeben werden?
    - wenn der Rückgabe-Termin vor dem 16. Dezember war: Mahnung in Angelikas Fach legen
    - wenn der Rückgabe-Termin nach dem 16. Dezember war: Rückgabe-Termine der gemahnten Medien auf den aktuellen Rückgabetag setzen und Mahnung schreddern
  6. Was tun mit vorgemerkten Weihnachtsmedien?
    - Vormerkung ablehnen!

Adresse:
Schloßgartenstr. 7
71159 Mötzingen
07452-7406001
buecherei@moetzingen.de

Öffnungszeiten:
Dienstag 16:00 bis 18:30 Uhr
Mittwoch 16:00 bis 18:30 Uhr
Samstag von 10:00 bis 12:30 Uhr

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